Dělení písemností, pojmy

 

Otázka: Základní pojmy a dělení písemností

Předmět: Písemná elektronická komunikace (PEK)

Přidal(a): Olga

 

Vysvětlete pojem komunikace, zpětná vazba, komunikační kanál a komunikační šum

• Komunikace – vzájemné předávání informací mezi odesílatelem a příjemcem.
• Komunikační kanál – cesta přenosu informací -tj. prostředky nebo média, přes které se proces komunikace uskutečňuje. Většinou se zapojuje více kanálů najednou např. hlasový, zrakový, hmatový či různé druhy médií.
• Komunikační šumy – překážky v přenosu
• Zpětná vazba – kontrola přenosu

 

Napište příklady projevu neverbální komunikace a příklady charakteristiky verbální kom.

• Projevy neverbální komunikace:
  • 1. Výraz tváře – mimika
  • 2. Gestikulace
  • 3. Dotyky
  • 4. Pohledy
  • 5. Pohyb těla
  • 6. Přiblížení a oddálení
• Důležité charakteristiky verbální komunikace:
  • 1. Způsob řeči
  • 2. Síla hlasu
  • 3. Rychlost řeči
  • 4. Plynulost řeči
  • 5. Chyby v řeči

 

Napište hlavní zásady správné verbální komunikace

• Hlavní zásady správné verbální komunikace:
  • Mluvíme dostatečně nahlas a v přiměřeném tempu
  • Vyjadřujeme se přesně, jasně, srozumitelně
  • Mluvíme spisovně a užíváme správnou odbornou terminologii
  • Neužíváme příliš dlouhé věty nebo komplikovaná souvětí
  • Kontakt s posluchači (sledujeme očima posluchače a jejich reakce)

 

Napište výhody písemné komunikace (nevýhody slovní komunikace), nevýhody písemné komunikace (výhody slovní komunikace)

• Výhody písemné:
  • anonymita, • rychlejší komunikace (zaslání e-mailu – nemusíme čekat na úřadě), • pořízení záznamu a jeho uchování, • důkaz
• Nevýhody osobního jednání jsou výhodami písemné Komunikace.
• Nevýhody písemné:
  • pomalá odpověď (někdy žádná)
  • neznáme reakci na naši písemnost (nadšení, zklamání, …)
  • odpověď nemusí obsahovat všechny informace, které potřebujeme
•  Výhody osobního jednání jsou nevýhodami písemné komunikace.

 

Napište příklady písemnosti při uzavírání:

• Obchodních smluv (nabídka, poptávka, objednávka, kupní smlouva
• Personálních písemností (žádost o místo, životopis, pracovní smlouva, písemnosti při ukončení pracovního poměru ve zkušební době, dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením
• Vnitropodnikových písemností
  • při poradách-pozvánka, prezenční listina, zápis z porady
  • při pracovních cestách-cestovní příkaz, zpráva z pracovní cesty
  • jednoduchých právních písemností, plná moc, dlužní úpis, potvrzenka
  • písemnosti při propagaci výrobků a služeb – anketa, inzerát, leták plakát, katalog

 

Uveďte příklady písemné komunikace

• Dopisy, • E-maily, • SMS, • Informační letáčky, pozvánky na akce…

 

Elektronická komunikace

Proč je důležité uvést předmět zprávy?

• Obsah zprávy má být zřejmý již z předmětu. Předmět také usnadňuje vyhledávání zprávy v historii pošty. Zpráva bez předmětu může být hned označena jako spam a adresát ji tak nemusí vůbec číst.

 

Z jakého důvodu členíme e-mailové zprávy do odstavců?

• Dlouhý a nepřehledný text adresáta odrazuje a svádí k odložení zprávy na potom…

 

Proč není vhodné zasílat nevyžádanou poštu a řetězové e–maily (typu Pošli tento e–mail dalším

• Šíření spamu a počítačových virů

 

Co musíme kontrolovat před odesláním zprávy?

• Před odesláním zprávy proveďte důkladnou kontrolu textu zprávy, pravopisu, zasílaných příloh a náležitostí zprávy!!!

 

Popište princip psaní e-mailu a jeho podobu.

• E-mail má obsahovat:
  • správně napsanou adresu,
  • výstižný předmět zprávy,
  • oslovení – pozdrav,
  • text zprávy dělený do odstavců,
  • pozdrav – přání,
  • podpis a popř. další kontakty.
• E-mail je nejčastějším využitím komunikační sítě. Umožňuje přenos textových ale i jiných souborů mezi odesílatelem a adresátem za cenu připojení k internetu.

 

K čemu slouží elektronický podpis a jak jej můžeme získat?

• cílem jeho použití je umožnit běžným občanům bezpečně komunikovat se státními institucemi a orgány státní správy, např. při žádosti o přídavky na děti, sociální příplatky, příspěvky na bydlení, porodné, pohřebné
• elektronický podpis je založený na certifikátu, který je vydáván akreditovaným subjektem (První certifikační autorita, a. s.)
• o certifikát můžete zažádat on-line na adrese www.ica.cz, certifikát je placený a jeho platnost je 365 dní

 

Co znamená pojem homebanking a phonebanking?

HOMEBANKING

• umožňuje obsluhovat účet z domova prostřednictvím počítače, na který je nutno nainstalovat speciální software poskytovaný klientovi danou bankou – tento způsob je zajímavý spíše pro podniky, protože jim umožňuje propojit bankovní software s jeho účetními programy
• spojení s bankou je omezeno pouze na počítač, ve kterém je potřebné programové vybavení nainstalováno

 

PHONEBANKING

• nejjednodušší a nejrozšířenější formu přímého bankovnictví- má dvě podoby:
  • a) telebanking s automatem – klient má možnost komunikovat s automatickým hlasovým systémem banky prostřednictvím telefonu
  • b) telebanking s operátorem – klient má možnost komunikovat s operátorem prostřednictvím telefonu
  • Na čem je založeno elektronické obchodování?
• slouží ke komunikaci a obchodním transakcím prostřednictvím počítačů a počítačové sítě včetně internetu např. zahrnuje přenos peněz digitální formou
• vlivem zpřímení obchodování mezi obchodníkem a zákazníkem tento způsob obchodu umožňuje snižovat prodejní ceny

 

Jaké jsou výhody Internetbankingu?

• umožňuje ovládat účet pomocí internetu
• ke svému účtu se tak majitel může dostat kdykoli, rychle a především jednoduše a spolehlivě
• není zapotřebí instalovat na počítač žádné speciální programy a sta í běžný internetový prohlížeč

 

Vyjmenuj alespoň 3 pravidla elektronické komunikace.

• důležité části e-mailu se snažte označit tak, aby byly patrné na první pohled
• vyvarujte se posílání velkých souborů
• oprostěte se od děkování za děkování
• pozor na otevírání neznámých souborů, které mohou obsahovat nebezpečné viry přílohou e-mailu, např. s příponou .exe
• na e-mail odpovídáme nejdéle do 48 hodin

 

Manipulace s písemnostmi

Podle jakých předpisů se řídí manipulace písemnostmi?

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě
• vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

 

Vyjmenujte alespoň 2 příklady institucí, které jsou povinny provádět spisovou službu.

• ZŠ, Národní galerie

 

Vysvětlete pojem spisová služba.

• představuje všechny úkony, které musí firma dodržovat, aby všechny činnosti v souvislosti s písemnostmi byly vedeny správně a rychle

 

Co je to badatelský řád?

• stanoví zásady pro nahlížení do archiválií /písemností v archivu/

 

Jakými způsoby může probíhat spisová služba.

•  spisová služba probíhá buď písemnou, nebo elektronickou formou

 

Co je spisovna?

• slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt

 

K čemu slouží skartační řád?

• určuje postup při vyřazování písemností (i jiných nosičů dat)

 

Jak se nazývá aplikace, která je pro veřejné a státní úřady nástrojem pro vedení spisové agendy?

•  aplikace Spisovka

 

Krátce popište činnosti, které se v podniku dějí při přijímání písemností.

• od pošty přijímá dopisy tzv. pracovník pověřený výkonem spisové služby v podatelně
• pracovník kontroluje, zda všechny dopisy patří danému podniku,
• potvrzuje příjem doručených zásilek, doručuje zásilky, kde je na prvním místě adresy jméno pracovníka
• u otevíraných zásilek je nutné zkontrolovat úplnost příloh, nesrovnalosti poznamenat, poškozené zásilky se reklamují
• došlé písemnosti se orazítkují v pravém horním rohu podacím razítkem, v něm se doplní den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo, počet příloh, zkratka útvaru, jemuž se písemnost přiděluje
• obdobně se postupuje i v případě tzv. elektronické podatelny
• všechny písemnosti se zapisují pořadově do knihy došlé pošty nebo v počítači
•  každému spisu je přiděleno číslo jednací, které je zaevidováno, zápisy se na konci roku uzavírají a v dalším roce se opět číslují od 1
• doručení písemnosti – mělo by probíhat rychle, aby se pošta na jednotlivých odděleních nehromadila

 

Co je parafa?

• parafa je zkrácený podpis = osoba, která písemnost parafovala, je s obsahem seznámena

 

Jaké je pořadí podpisu u písemností, které podepisují dva pracovníci?

• výjimečně se podepisují osoby dvě – vlevo se podepisuje osoba funkčně vyšší a vpravo pracovník funkčně nižší

 

Kolik procent dokumentů bývá trvale uloženo v podniku?

• trvale uloženo bývá zpravidla 3-5 % všech dokumentů

 

Můžeme dokumenty skartovat před uplynutím skartační lhůty?

• ne

 

Jak se postupuje v případě vyřizování dokumentů telefonem?

• pokud je vyřízení prováděno např. telefonicky, zapíše se na příslušný dokument poznámka s datem vyřízení a podpisem zaměstnance, který dokument vyřizoval

 

Co znamenají skartační znaky A, S a V?

• A – archiválie – určují, kolik let se písemnosti musí uschovávat v archivu, patří mezi ně např. kroniky, třídní výkazy, protokoly o závěrečných nebo maturitních zkouškách
• V – výběr – stanoví, po kolika letech se provádí odborný a archivní výběr, posoudí se, zda se má dokument předat do archivu nebo má být zničen
• S – stoupa, skart – označení, kdy se dokumenty zničí

 

Kdy se využívá při podepisování písemností zkratka v z., kdy v. r.?

• v. z., – v zastoupení
• v. r. uváděná někdy v podpisu za jménem znamená vlastní rukou